Dataskyddsbeskrivning för personregistret i anslutning till Nyland 2019-projektets invånarråd

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), artiklarna 12,13 och 14

1. Personuppgiftsansvarig 

Nylands förbund, FO-nummer 0201296-1
Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors
Telefon (09) 4757 411, 
e-post toimisto@uudenmaanliitto.fi

2. Dataskyddsansvarig

Namn: Liisa Setälä
Telefon 040 1681 989, e-post liisa.setala@uudenmaanliitto.fi

3. Avsikten med behandlingen av personuppgifter

Uppgifterna används för att ordna workshoppar, skicka förfrågningar med e-post, hålla kontakt och ersätta resekostnader i anslutning till Nylands 2019-projektets invånarråd. 

Behandlingen av uppgifter baserar sig på ett medgivande av den som gett uppgifterna. 

4. Personuppgifternas innehåll i registret 

Personernas kontaktuppgifter (namn, e-postadress, telefonnummer).

I samband med ersättning av resekostnader behövs också adress och kontonummer och ifall personen får kilometerersättning också personbeteckning.

Om personen får kilometerersättning behövs också personbeteckning.

5. Källa för personuppgifter

Uppgifterna fås av personen i fråga. Uppgifterna som behövs för ersättning av resekostnader meddelas via formuläret på Nylands förbunds webbplats.

6. Mottagare av personuppgifter och datasekretessen vid behandlingen av uppgifter

Nyland 2019-projektets projektberedare inom temat delaktighet, Nylands förbunds webbansvariga och de som har hand om inköpsreskontran vid Nylands förbund har tillgång till uppgifterna i registret. Alla ovan nämnda personer är anställda vid Nylands förbund. 

Personuppgifter överlåts inte till parter utanför Nylands förbund. 

Webbplatsens tjänsteleverantör Poutapilvi Web Design Oy behandlar uppgifter enbart på den personuppgiftsansvarigas specifika begäran.

Dokument som används i beredningen vid projektet Nyland 2019 sparas i en arbetsmiljö dit man loggar in med ett personligt användarnamn. Nylands förbunds webbplats är SSL-skyddad. SSL-certifikatet skyddar trafiken som går mellan en dator och internet-sidans server. För att logga in i inköpsreskontran används personliga användarnamn. Inköpsreskontrans uppgifter finns på tjänsteleverantören Maestros server. Maestros drifttjänster levereras från Mestros säkra datacenter som är belägna i Finland. Datacentren uppfyller Kommunikationsverkets bestämmelse 54/2008 M om att säkerställa kommunikationsnät och -tjänster.

7. Överlåtelse och överföring av uppgifter till tredje länder och till internationella organisationer

Uppgifter överlåts i princip inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Enligt Maestro-avtalet har leverantören rätt att för att verkställa tjänsten överföra personuppgifter till länder inom Europeiska unionen, Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller till andra länder som enligt Europeiska kommissionen har en tillräcklig dataskyddsnivå. För att verkställa tjänsten har leverantören rätt att överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES i enlighet med de uttryckliga principerna för överföring som anges i dataskyddslagstiftningen.

8. Personuppgifternas förvaringstid

Uppgifterna förvaras så länge som personen i fråga deltar i invånarrådets verksamhet. Uppgifterna som berör ersättningen av resekostnader (kvitto) bevaras i enlighet med bokföringslagen i 6 års tid.

9. Den registrerades rättigheter

Den registrerade kan när som helst meddela att han eller hon inte längre deltar i invånarrådets verksamhet.

Den registrerade har rätt att:
  • kontrollera vilka personuppgifter det finns om henne/honom i registret
  • få felaktiga personuppgifter rättade
  • få sina uppgifter avlägsnade ur registret
  • begränsa behandlingen av uppgifterna
  • flytta över uppgifter från ett system till ett annat.


Begäran ska sändas via e-post till toimisto@uudenmaanliitto.fi eller som vanlig post till Nylands förbund, Estersporten 2 B, 00240 Helsingfors. Förse meddelandet med hänvisningen ”Begäran om kontroll av invånarrådets uppgifter”.

Rätten att låta kontrollera sina uppgifter är kostnadsfri en gång om året.

Den registrerade har dessutom rätt att lämna in besvär till dataskyddsombudsmannen.

10. Profilering

Ingen profilering sker eller inga andra automatiska beslut fattas med hjälp av registret.