Uusimaa 2019 -hankkeen asukasraadin henkilörekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 12, 13 ja 14 artiklat

1. Rekisterinpitäjä 

Uudenmaan liitto, Y-tunnus 0201296-1
Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki
Puhelin (09) 4757 411, sähköposti toimisto@uudenmaanliitto.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: tietosuojavastaava

2. Tietosuojavastaava

Nimi: Liisa Setälä
Puhelin 040 1681 989, sähköposti liisa.setala@uudenmaanliitto.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käytetään Uusimaa 2019 -hankkeen asukasraadin työpajojen järjestämiseen, sähköpostikyselyjen lähettämiseen, yhteydenpitoon sekä matkakustannusten korvaamiseen. 
Tietojen käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen. 

4. Rekisterin henkilötietojen sisältö 

Henkilöiden yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero). Lisäksi matkakustannusten korvaamisen yhteydessä osoite ja tilinumero, ja jos henkilölle maksetaan kilometrikorvauksia, henkilötunnus.

5. Henkilötietojen lähde

Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään. Matkakustannusten korvaamiseen liittyvät tiedot ilmoitetaan Uudenmaan liiton verkkosivuston lomakkeella.

6. Henkilötietojen vastaanottaja ja käsittelyn tietoturva

Pääsy rekisterin tietoihin on Uusimaa 2019-hankkeen osallisuus-teeman vastuuvalmistelijoilla, Uudenmaan liiton verkkosivujen ylläpitäjillä sekä Uudenmaan liiton ostoreskontran hoitajilla. Kaikki edellä mainitut henkilöt ovat Uudenmaan liiton työntekijöitä. 

Henkilötietoja ei luovuteta Uudenmaan liiton ulkopuolelle. 

Verkkosivujen palveluntarjoaja Poutapilvi Web Design Oy käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän erityisestä pyynnöstä.

Uusimaa 2019 -hankkeen valmistelun tiedostot tallennetaan työtilaan, johon kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Uudenmaan liiton verkkosivusto on SSL-suojattu. SSL-sertifikaatti salaa tietokoneen ja internet-sivun palvelimen välisen liikenteen. Ostoreskontraan kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Ostoreskontran tiedot sijaitsevat palveluntarjoaja Maestron palvelimella. Maestron käyttöpalvelut toimitetaan Suomessa sijaitsevista, turvallisista Maestron palvelinkeskuksista. Palvelinkeskukset täyttävät Viestintäviraston määräyksen 54/2008 M viestintäverkkojen ja -palvelujen varmistamisesta.

7. Tietojen luovutus ja siirto kolmansiin maihin ja kansainvälisille järjestöille

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Maestro-sopimuksen mukaan toimittajalla on oikeus siirtää palvelun toteuttamista varten henkilötietoja Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muihin maihin, joiden Euroopan Komissio on todennut takaavan riittävän tietosuoja tason. Toimittajalla on oikeus palvelun toteuttamista varten siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön nimenomaisten siirtoperusteiden mukaisesti.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan, kuin kyseinen henkilö osallistuu Asukasraadin toimintaan. Matkakulujen korvaamiseen liittyvät tiedot (tosite) säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi milloin tahansa ilmoittaa, ettei osallistu enää Asukasraadin toimintaan.

Rekisteröidyllä on oikeus:
  • tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on talletettu rekisteriin
  • saada virheellinen henkilötieto korjattua
  • saada tietonsa poistetuksi rekisteristä
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse toimisto@uudenmaanliitto.fi tai postitse Uudenmaan liitto, Esterinportti 2 B, 00240 Helsinki. Viestiin viite "Asukasraadin tietojen tarkastuspyyntö".

Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

10. Profilointi

Rekisterin avulla ei tehdä profilointia eikä muuta automaattista päätöksentekoa.